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【OA办公系统】申请会议——会议申请(一)

2012-06-18 09:06:09作者:曹彧打印阅读次数:6785返回
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3.2.2.1申请会议

在该Tag下员工可以申请会议室,填写会议名称、主题、出席人员、会议纪要人员、会议纪要查看范围、选择会议室、会议开始结束时间、上传相关附件、会议描述等,还可以设置对会议室管理员和出席会议人员的提醒功能。设置完成后点击按钮即可。

 

其中,会议名称、主题、出席人员、会议纪要人员、会议室、会议开始和结束时间,为必填项。

出席人员:点击按钮,则弹出选人页面,将人员选择到右侧的已选人员一栏,点击即可;

选择会议纪要人员:下拉列表中所列出的人员为员工所选择的当前会议的“出席人员”,员工可以根据实际情况选择会议纪要人员;

查看范围:可以选择有权限查看会议及会议纪要的人员范围,可以选择是全部人员,也可按照部门、组、人员进行选择。

会议室:在下拉列表中显示模组管理员在【会议室设置】Tag中设置的所有正在使用的会议室,选择某个会议室后,点击“详情”,可以查看所选择的会议室的详细介绍,包括可容纳人数、设备情况、会议室描述、地址以及会议室管理员等。点击“预约情况”,可以查看未来七天各会议室的预约情况图表。

例行会议:启用“例行会议”,能够避免在企业内部周例会、月例会使用会议室时重复申请的操作,对于例行会议,只需一次性申请,设定例行会议的日期范围和会议的开始时间、结束时间即可。

当启用“例行会议”后,需要会议申请人填写“日期范围”、“开会时间”、“周期”三个栏位的信息。其中对于周期的设置,系统提供两种选择,分别为周重复和月重复,会议申请人可以根据需要设置当前申请的例行会议每隔几周的周几举行一次或者每隔几个月的第几个周几举行一次。例行会议在提交数据时,系统根据录入日期的范围和周期生成多条会议申请记录(所有记录的名称、主题、出席人员、会议纪要人员、查看范围、会议室、提醒出席会议人员、附件和会议描述都相同),若所选择的会议室无需审批,则系统会自动判断每一条会议申请记录是否和当前系统中已经审批通过的申请记录在时间上有冲突,如果有冲突则无法提交成功,若所选择的会议室需要审批,则需要当前会议室的管理员在【会议管理】Tag下对所生成的申请进行批准。

提醒会议室管理员:在这里可以设置提交完当前申请后,对会议室管理员的提醒方式,包括短信和邮件提醒。如果勾选短信或E-mail,则当有会议申请提交时会给会议室管理员发短信或E-mail提醒管理员批准会议。

提醒出席会议人员:在这里可以设置提醒会议出席人员的方式和规则。勾选“提醒”复选框,设定开始提醒时间、提醒周期、提醒次数、提醒方式(短信或E-mail提醒),当会议批准通过后,将按照上述条件进行短信或E-mail提醒,并在会议开始后自动结束提醒。如果开启工作日历功能,系统还自动将提醒插入到工作日历中。如果在“会议申请被审批通过时”也勾选了短信或E-mail同步通知,则当申请被会议室管理员批准后将以短信或E-mail通知会议申请人。如果当前申请的为例行会议,则不显示该栏位。

附件:点击浏览按钮,可以上传一个本地文件,文件大小应小于1M,此项为非必填项,如果上传了附件则在点击会议名称查看详情时可以将附件显示出来供使用者下载。

会议描述:可以对会议进行简要的介绍,对会议进行简要的说明,文字在2000字以内。

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